Facturas de proveedor: leídas, comprobadas y listas para su asesoría.
La bandeja inteligente lee las facturas que le llegan por correo, comprueba que cuadran y se las deja a una persona para que las apruebe. Cada mes, su asesoría recibe todo ordenado, sin que usted cambie de programa.
Lo que pasa hoy con una factura de proveedor.
Llega por correo, alguien la abre, la guarda en una carpeta y la teclea en contabilidad. Con diez al mes no se nota. Con doscientas, es buena parte de la jornada de una persona, y los errores aparecen en el cierre, cuando corregirlos cuesta más.
Los tres errores que más cuestan
- La factura duplicada: el proveedor la reenvía y se contabiliza, o se paga, dos veces.
- El total mal sumado: la base más el IVA no da lo que pone abajo, y nadie lo mira.
- La factura de otra sociedad: va dirigida a otra empresa y entra en la suya.
Cómo funciona, en cuatro pasos.
1
Llega al correo
Las facturas siguen llegando adonde llegan hoy. Basta con que el buzón reenvíe una copia, o con una dirección propia para facturas.
2
La IA la lee
Saca proveedor, NIF, número, fecha, base, IVA, retención y total, aunque cada proveedor maquete la factura a su manera.
3
El código la comprueba
Seis comprobaciones que no dependen de la IA: sumas, IVA, NIF, destinatario, duplicados y si de verdad es una factura.
4
Una persona la aprueba
Ve la factura al lado de los datos leídos, con los avisos señalados. Lo que cuadra se aprueba con un clic; lo que no, se descarta con un motivo.
Véalo funcionar.
Esta es la bandeja de demostración, con una empresa y unas facturas inventadas. Seis correos, y cada uno con su trampa: una factura limpia, unos honorarios con retención, un porte mal sumado, un reenvío duplicado, una factura dirigida a otra empresa y un presupuesto que no es factura.
Cada aviso que ve en el vídeo lo da el código, no la IA.
Empresa, NIF y facturas ficticios.
Las seis comprobaciones.
La IA lee. El código comprueba. Esto es lo que mira el código antes de que una factura llegue a quien la aprueba.
1
Que el total cuadre
Base más IVA, menos retención, tiene que dar el total impreso. Si no da, no pasa, y no se corrige en silencio.
2
Que el IVA sea el que toca
La cuota tiene que ser el porcentaje declarado sobre la base.
3
Que el NIF sea válido
El carácter de control del NIF tiene que coincidir. Si no, o la lectura falló o el documento está mal.
4
Que sea para su empresa
Si va dirigida a otra razón social, se aparta antes de que entre en su contabilidad.
5
Que no esté ya registrada
Proveedor y número se comparan con todo lo anterior. Un reenvío no entra dos veces.
6
Que sea una factura
Presupuestos, proformas y avisos de pago se reconocen y no se tratan como facturas.
Lo que recibe su asesoría.
Cada mes, o cuando usted diga, el libro de facturas recibidas en Excel y los PDF renombrados para que se encuentren solos: fecha, proveedor y número.
Si su asesoría prefiere importarlo, preparamos el fichero en el formato que pida su programa, o lo conectamos directamente cuando el programa lo permite. Eso se ve caso por caso.
Lo que no hace.
- No sustituye a su asesoría. Le ahorra teclear, pero las decisiones contables siguen siendo suyas y de su asesor.
- No contabiliza nada sin que una persona lo apruebe.
- No emite facturas. Trabaja solo con las que usted recibe.
Preguntas frecuentes.
¿Tengo que cambiar de programa de contabilidad?
No. La bandeja trabaja antes de su programa: lee, comprueba y deja las facturas aprobadas listas para su asesoría, o en el formato de importación que use su programa.
¿Dónde están mis facturas y mis datos?
En una instalación solo para su empresa, en servidores de la Unión Europea. La lectura la hace un servicio de inteligencia artificial que no usa sus documentos para entrenarse.
¿Qué pasa si la IA lee mal una factura?
Para eso están las comprobaciones y la persona que aprueba. Si una cifra no cuadra, la factura sale marcada con el motivo, y quien aprueba corrige el dato o la descarta. Nada entra sin pasar por sus manos.
¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?
Depende de cuántos buzones y sociedades tenga y de lo que necesite su asesoría. Se lo decimos por escrito, con fecha, después de la primera conversación.
¿Cuánto cuesta?
Le damos un presupuesto cerrado cuando conocemos su volumen: cuántas facturas recibe al mes, por cuántos buzones y para cuántas sociedades. Leer cada factura cuesta menos de un céntimo; lo que de verdad cuenta son las horas que su gente deja de teclear.
Cuéntenos cuántas facturas recibe al mes.
Con eso, y con saber quién las aprueba hoy, tenemos para la primera conversación.