La IA lee, el código comprueba: seis comprobaciones antes de contabilizar una factura
Cuando una empresa piensa en automatizar las facturas de proveedor, suele imaginar la parte vistosa: el PDF llega por correo, la inteligencia artificial lo lee y los datos aparecen solos en la contabilidad. Esa parte existe y funciona bien. Pero es la mitad del trabajo, y no la que decide si el sistema es fiable.
La otra mitad son las comprobaciones. Una persona que teclea facturas hace muchas sin darse cuenta: ve que el total no cuadra, recuerda que esa factura ya la metió la semana pasada, nota que va dirigida a otra empresa. Si se automatiza solo la lectura, esas comprobaciones desaparecen, y los errores entran en la contabilidad más rápido que antes.
Por eso trabajamos con una regla sencilla: la inteligencia artificial lee, y el código comprueba.
Por qué no dejar que la IA lo compruebe todo
La lectura es un trabajo de interpretación. Cada proveedor maqueta su factura a su manera, pone el NIF en un sitio distinto y llama al concepto como quiere. Ahí la inteligencia artificial es muy buena, mucho mejor que cualquier plantilla fija.
Comprobar que la base más el IVA da el total no es interpretación: es una suma. Y una suma la tiene que hacer un programa que siempre da el mismo resultado, no un modelo que casi siempre acierta. Lo que se puede comprobar con una regla, se comprueba con una regla.
Las seis comprobaciones
Estas son las que hacemos antes de que una factura llegue a manos de quien la aprueba.
1. Que el total cuadre. Base imponible más cuota de IVA, menos la retención si la hay, tiene que dar el total que figura impreso. Si no da, la factura no pasa. Y aquí hay un detalle importante: a la inteligencia artificial se le pide que lea el total tal como está impreso, aunque no cuadre. Si lo corrigiera ella sola, el error del proveedor desaparecería sin que nadie lo viera.
2. Que la cuota de IVA sea la que toca. La cuota tiene que ser el porcentaje declarado sobre la base. Un 21 % mal aplicado es un error que su asesoría encontrará en el trimestre, cuando ya es más caro de corregir.
3. Que el NIF del proveedor sea válido. Un NIF español lleva un carácter de control que se calcula con el resto de cifras. Si no coincide, o la lectura se ha equivocado o el documento está mal. En cualquiera de los dos casos, conviene que lo mire una persona.
4. Que la factura sea para su empresa. Parece obvio, pero cuando una empresa tiene varias sociedades, o comparte proveedores con otra, llegan facturas dirigidas a otra razón social. El sistema mira el NIF del destinatario dentro del documento, no el remitente del correo ni el asunto.
5. Que no esté ya registrada. Los proveedores reenvían facturas: porque no saben si llegó, porque la mandan a dos buzones, porque alguien la pidió de nuevo. Un reenvío es un duplicado que se contabiliza, y a veces se paga, dos veces. El sistema compara proveedor y número con todo lo ya registrado.
6. Que sea de verdad una factura. Por el mismo correo llegan presupuestos, proformas, avisos de pago y borradores. Ninguno se contabiliza. El sistema clasifica primero qué es el documento, y solo trata como factura lo que lo es.
Y al final, una persona
Ninguna de estas comprobaciones sustituye a quien aprueba. Lo que hacen es cambiar su trabajo: en lugar de teclear cada factura, revisa una propuesta que ya ha pasado seis filtros, con el PDF al lado y los avisos señalados. Lo que cuadra se aprueba con un clic. Lo que no cuadra se ve a la primera, y casi siempre se resuelve pidiendo una factura rectificada.
Esto importa por una razón que no es técnica. Quien aprueba es quien conoce a los proveedores y quien responde si algo sale mal. Un sistema que decide solo no le quita trabajo: le quita el control, y eso nadie lo quiere en su contabilidad.
Cuánto cuesta leer una factura
Menos de lo que suele pensarse. Una factura de una página supone unos pocos miles de unidades de texto para el modelo de inteligencia artificial, y el modelo que usamos para leer documentos cobra unos céntimos de dólar por cada millón. Leer una factura cuesta, por tanto, una fracción de céntimo.
El coste que de verdad importa es el otro: las horas de la persona que hoy las teclea. Si una persona dedica media hora al día a pasar facturas a mano, son unas 110 horas al año, sobre 220 días laborables. Esa es la cuenta que conviene hacer antes de decidir nada.
Lo que hay que mirar antes de automatizar
Si está pensando en automatizar la entrada de facturas en su empresa, estas son las preguntas que le haríamos en la primera conversación:
- Por dónde llegan hoy las facturas, y si todas llegan por el mismo sitio.
- Quién las aprueba antes de contabilizarlas o pagarlas, y si debe seguir haciéndolo.
- Qué error se le ha colado más de una vez: duplicados, facturas de otra sociedad, importes mal sumados.
- Adónde tienen que llegar los datos: su programa de contabilidad, su asesoría o los dos.
Las respuestas deciden qué conviene construir. La tecnología viene después.
Así funciona en la práctica nuestra bandeja de facturas de proveedor, con una demostración en vídeo.